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Abaixo apresentamos uma relação dos principais documentos para acobertar a contabilidade da empresa, bem como orientações e informações úteis:

Documentação para envio ao escritório:

  • Notas fiscais emitidas;
  • Notas fiscais dos fornecedores;

Notas fiscais de despesas: com material de escritório, manutenção de equipamento, aluguel imobilizado, água, luz, telefone, internet, etc;

  • Recibos de salário/estagiários devidamente assinados, recibo de aquisição do vale transporte, nota fiscal de vale refeição, etc;

Pagamento de impostos: DARF’S, FGTS, INSS, DAS-Simples, ISS, Sindicato, etc.;

Extratos bancários, empréstimos e ou financiamentos em nome da empresa;

Se houver vendas a prazo, enviar borderô de pagamento (relação de pagamentos) dos clientes e ou pagamentos efetuados em carteira.

Orientações úteis:

  • Cheques: Os cheques emitidos devem vir acompanhados de cópia de cheque, ou documentos similar, e do comprovante de pagamento, recibo, fatura ou nota fiscal;
  • Controle dos Cheques emitidos: Enviar o movimento bancário em ordem, seqüência de cheques emitidos (com as despesas) e identificando se houve cheques cancelados;
  • As despesas e ou materiais de consumo adquiridos a prazo: Deve ser enviada a 1ª Via da NF para que seja efetuada a provisão, mesmo que o pagamento seja parcelado – e se esta informação não estiver impressa na NF, informar a forma e datas de pagamento;
  • Boleto bancário/compras a prazo: Devem vir acompanhados de uma segunda via da nf paga ou contenha anotação da referencia de qual nf, ou nf’s, esta sendo quitada/paga, exemplo : 1/3 , 2/3... ref. nf 1545 de 10.04.2003;
  • A aquisição de bens para o ativo imobilizado (Equipamentos de Informática, mesas, cadeiras, entre outros), produtos, despesas e materiais de consumo, ou seja, despesas para funcionamento da empresa as quais deveram ser acobertadas pela 1ª via da nota fiscal e se possível junto com um recibo de quitação, não podendo ser substituída por somente recibo ou orçamento;
  • Retenção de INSS e/ou IRRF: Quando da aquisição de serviços de profissionais de profissão regulamentada do tipo: corretores, construtoras, advogados, arquitetos, consultoria, agências de empregos, mão obra, treinamento entre outros, observar se na nota fiscal esta deduzindo IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte) ou INSS retido, pois a empresa tomadora do serviço (contratante) deve recolher esses valores aos órgãos competentes;
  • Contratação de Autônomos ou Profissionais Liberais: Caso a empresa contrate serviços de Autônomos e ou profissionais liberais esses tipos de serviços devem ter as seguintes situações:
    • Reter 11% de INSS, onde a empresa deduz esse percentual do valor a ser pago ao Autônomo e recolhe ao INSS;
    • 5% ISS, se não houver Alvará de Autônomo;
    • Solicitar o Nº do PIS e ou do registro junto ao INSS;

**Caso a sua empresa seja optante pelo Lucro Presumido ou Real (exceto optante pelo simples) terá um encargo de 20% de INSS, sobre o serviço, que será pago no dia 20 do mês seguinte ao serviço prestado;

  • Canhotos de cartão de crédito, recibo simples, orçamentos, notas rasuradas: Não são aceitos para fins de comprovação de realização de despesas, (somente acompanhado da NF);
  • Evitar adquirir produtos, mercadorias, despesas e materiais de consumo, imobilizado através de Cupom Fiscal, caso ocorra o mesmo deve obrigatoriamente vir acompanhado de um recibo em nome da empresa ou vir impresso no próprio cupom o nome e CNPJ da empresa;
  • Os documentos Contábeis, trabalhista e fiscal deverão ser entregues para a contabilidade sempre no começo do mês subseqüente.

**manter sempre a documentação organizada para evitar extravios e atraso na entrega da documentação à contabilidade.

 

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