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Documentos de guarda e de afixação obrigatória na empresa

Alguns documentos devem, sempre, estar guardados na empresa à disposição da fiscalização ou para serem utilizados no cumprimento de obrigações legais, ou ainda afixados, em local visível.

Tais obrigações originam-se de leis federais, estaduais ou municipais, conforme o caso. E provêm da necessidade de facilitar o reconhecimento e fiscalização dos órgãos governamentais junto às empresas, informar aos consumidores sobre a empresa onde estão adquirindo produtos e/ou serviços e orientar os funcionários no sentido de garantir-lhes maior segurança no trabalho e orientá-los.

É importante frisar que tais documentos devem estar em ordem, ou seja: atualizados e adequados ao que prevê a lei, salientando que mesmo a falta de apenas um dos documentos necessários coloca a empresa em situação irregular.

Os documentos de guarda obrigatória devem estar arquivados dentro da empresa, em local de fácil acesso e manipulação.

DOCUMENTOS DE GUARDA OBRIGATÓRIA NA EMPRESA

• Contrato Social;
• Alterações do Contrato Social;
• Cartão do CNPJ;
• Alvará de Funcionamento;
• Termo de Opção pelo SIMPLES (quando optante);
• Laudo do Corpo de Bombeiros (caso necessário);
• Licença Sanitária (caso necessário).

Os documentos de afixação obrigatória devem ser expostos em locais visíveis ao público ou aos funcionários, conforme o caso. Além do quadro de horário de funcionamento do estabelecimento, os documentos são os seguintes:
DOCUMENTOS DE AFIXAÇÃO OBRIGATÓRIA

• Trabalhista

Documento com as Normas de Proteção aos Menores — para todas as empresas que empregam menores;

Escala de Revezamento — para as empresas que exijam trabalho nos dias destinados ao repouso;

Quadro de Horário — para empresas, exceto micro e pequenas empresas, que não adotarem registros manuais, mecânicos ou eletrônicos individualizados de controle de horário;

Segurança do Trabalho — avisos e placas referentes à manutenção, armazenagem e manuseio de materiais, localização de extintores, carga máxima de equipamentos, placas explicativas referentes à utilização dos equipamentos de proteção.

• Defesa do Consumidor

Cartaz com Telefones e Endereços da Polícia Civil e PROCON.

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